Programma 6

Bestuur en dienstverlening

In 2016 zijn de ambities van het bestuur geactualiseerd. Eigen kracht met vangnet, werk en duurzaamheid staan centraal. Vernieuwing en innovatie zijn vertrekpunten voor ons bestuur en onze organisatie. Met betrekking tot de toekomst van de OWO-samenwerking hebben elk van de drie gemeenten hun standpunt neergelegd. Bevestigd door de meerderheid van de raad hebben we in 2016 aangegeven de bestaande ambtelijke samenwerking verder te willen optimaliseren. In het kader van de dienstverlening is WhatsApp ingevoerd als dienstverleningskanaal, zijn we aangesloten op mijnoverheid.nl en zijn voorbereidingen getroffen voor het toevoegen van digitale diensten in 2017.

Begroot € -32.176
Realisatie € -32.067
Resultaat € -109

Thema's

Bestuur

Wat willen we bereiken?

In de nieuwe collegeperiode bouwen we voort op de ingeslagen weg. We blijven ons inzetten voor duurzaamheid en vernieuwing. Het college wil dicht bij de inwoners en bedrijven staan. We werken aan een positieve uitstraling van onze gemeente binnen- maar ook buiten onze gebiedsgrenzen. Er is collegiaal bestuur, die waarde hecht aan integriteit en integrale verantwoordelijkheid. Het college heeft en behoudt duidelijk de regie in handen van de grote projecten. Burgerparticipatie is een belangrijk uitgangspunt. We trekken met onze OWO partners (de gemeenten Opsterland en Weststellingwerf) samen op en zoeken ook buiten gemeentelijk nieuwe partners om complexe vraagstukken samen (met de markt) op te lossen. Daarnaast wordt, mede gebaseerd op een evaluatie die is uitgevoerd in het voorjaar van 2015, de toekomst van OWO voor de komende jaren vormgegeven. De uitkomsten van het eigen visie onderzoek van de raad zal richting geven aan de te ondernemen acties in de periode 2016-2019. We streven goede collegiale verhoudingen na en respecteren de principiële uitgangspunten van de verschillende partijen. We zijn eigentijds, modern en slagvaardig.

Wat hebben we bereikt?

In 2016 (halverwege de huidige bestuursperiode) hebben we, mede gebaseerd op de visie met betrekking tot onze gemeente die u heeft vastgesteld, de ambities geactualiseerd. Eigen kracht met vangnet, werk en duurzaamheid staan centraal. Vernieuwing en innovatie zijn vertrekpunten voor ons bestuur en onze organisatie. Met behulp van o.a. een fors bedrag aan incidentele middelen ontwikkelen we nieuwe initiatieven. We willen van overheidsparticipatie naar burgerparticipatie.

Met betrekking tot de toekomst van de OWO-samenwerking hebben elk van de drie gemeenten hun standpunt neergelegd. Bevestigd door de meerderheid van de raad hebben we in 2016 aangegeven de bestaande ambtelijke samenwerking verder te willen optimaliseren.

Wat hebben we daarvoor gedaan?

  • Periodiek overleg met dorps- en wijkverenigingen, ook in regionaal verband.
  • Halfjaarlijks bestuurlijk overleg met de CCO.
  • Veelvuldige bedrijfsbezoeken door leden van het college.
  • Een ondernemersavond georganiseerd.
  • Regelmatig overleg met andere stakeholders in onze samenleving zoals Scala, onderwijs, woningcorporaties, etc.
  • Initiëren van nieuwe maatschappelijke initiatieven zoals Stichting DO en Appelscha 3.0.
  • Frequente afstemming in OWO-verband zowel bestuurlijk (de 3 colleges, OWO-regiegroep, portefeuillehouder-overleggen), als ambtelijk.
  • In regionaal verband wordt samengewerkt in Zuidoost-Friesland, o.a. in de vorm van de Streekagenda.
  • Presentatie gegeven tijdens het Noordelijk Congres Democratic Challenge over de initiatieven in de gemeente om de participatie te verhogen.

Wat merkt de inwoner ervan?

Inwoners en organisaties worden actief betrokken bij de beleidsvoorbereiding en -uitvoering. Particuliere initiatieven worden in principe welwillend tegemoet getreden vanuit de houding “ja mits………”. Ondernemers worden gevraagd deel te nemen in de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Dorpen en wijken worden gestimuleerd om met aangrenzende dorpen/wijken in gesprek te komen en de samenwerking te zoeken.

Dienstverlening

Wat willen we bereiken?

Eind 2015 herijken we onze visie op dienstverlening. Onze missie is tijdige en adequate diensten, adviezen en informatie te leveren, zodat onze overheidstaken conform wet en regelgeving worden uitgevoerd en onze maatschappelijke doelen gerealiseerd kunnen worden. Hoe realiseren wij dit? Wij helpen de burger naar tevredenheid (verder), sturen aan op eigen kracht en zelfredzaamheid, zorgen voor juiste informatie, hebben kennis en kunde in huis of verwijzen adequaat door, zijn helder in wat de burger van ons kan en mag verwachten en we bieden betrouwbare snelle digitale service. We faciliteren onze medewerkers om hun werk slim en snel te kunnen doen. We zeggen wat we doen en doen wat we zeggen. In de ontwikkeling van onze dienstverlening sluiten we aan bij het visiedocument Digitale Overheid 2017 van het Rijk, de Overheidsbrede Dienstverlening 2020 van de VNG en maatschappij brede ontwikkelingen.

Wat hebben we bereikt?

  • Uitbreiding bezetting balie/receptie
  • Implementatie 'WhatsApp' als dienstverleningskanaal, naast de regulier kanalen; post, balie, mail en telefonie.
  • Verhogen kwaliteitsniveau van de medewerkers door coaching en certificering.
  • Uitvoering gegeven aan de kwaliteitsmonitor 2017.
  • Voorbereidingen getroffen voor de verbetering van de website in 2017.
  • Aangesloten op mijnoverheid.nl.
  • Verbeteringen proces meldingen openbare ruimte geïmplementeerd.
  • Voorbereidingen getroffen voor het toevoegen van digitale diensten in 2017.

Wat hebben we daarvoor gedaan?

In het voorjaar van 2016 is onze gemeentelijke visie op dienstverlening in de raad vastgesteld. We leveren onze informatie, producten en diensten tijdig, conform wet en regelgeving, volgens afspraak (kwaliteitshandvest) en naar tevredenheid van onze inwoners en ondernemers. Naast de maatschappelijke ontwikkelingen volgen we de VNG (Overheidsbrede dienstverlening 2020). Het visiedocument Digitale Overheid 2017 is onze leidraad waar het gaat om de digitale dienstverlening.

  • Geïnvesteerd in kennis en kunde bij de medewerkers.
  • Kwaliteitsmedewerker dienstverlening aangetrokken.
  • Workshops telefonie medewerkersbreed georganiseerd.
  • In de ICT voorbereidingen getroffen als voorbereiding op het aanbieden van digitale producten in 2017.

Wat merkt de inwoner ervan?

  • Betere beschikbaarheid en bereikbaarheid gemeente via de bestaande kanalen.
  • Beschikbaarheid via nieuwe media: WhatsApp.
  • Door opleiding en coaching verbeterde dienstverlening (hogere graad van informatieverstrekking).
  • Proces melding openbare ruimte is aangepast (adequater, sneller en nu ook anoniem).
  • Verstrekken digitale informatie via mijnoverheid.nl.

Financiën

Wat willen we bereiken?

De huidige financiële positie blijvend borgen en verstevigen. Grip houden op ontwikkelingen om voldoende middelen te hebben voor de vraagstukken in het sociale en ruimtelijke domein. Belastingen verhogen we daar waar nodig trendmatig. De structurele opbrengst van de precariobelasting kan vanaf 2016, voor een periode van vijf jaar (i.v.m. naderend wetsvoorstel) worden ingezet als algemeen dekkingsmiddel. In de periode 2016-2019 vraagt de beheersing van de kosten in het sociale domein veel inzet op monitoring en risicobeheersing.

Wat hebben we bereikt?

De financiële documenten en rapportages zijn helder en transparant en staan online op het portaal financiën (financiën.ooststellingwerf.nl). De schuldpositie is verder verlaagd en in 2016 presenteerden we een sluitende begroting en meerjarenperspectief.  Er wordt nog volle inzet gepleegd om de kosten binnen het sociale domein beheersbaar te maken. We kunnen zeggen dat dit redelijk/goed lukt voor de lokaal ingekochte zorg, maar dat dat nog niet lukt voor de regionale zorg, in verband met afhankelijkheden van andere partners/instanties.

Wat hebben we daarvoor gedaan?

We voeren consequent en degelijk financieel beleid. Begin april 2016 is de vernieuwing van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) in werking getreden. De vernieuwing is pas zichtbaar bij de presentatie van de jaarstukken 2017. De nieuwe accountant Hofsteenge Zeeman Groep BV is in het najaar gestart met de werkzaamheden voor de jaarstukken 2016. Vanaf 1 januari 2016 worden de gemeenten vennootschapsbelastingplichtig (VPB). Voor de algemene gemeentelijke activiteiten zijn er geen financiële VPB gevolgen. De verwachting is dat we met de grondexploitatie de VPB wel zullen raken.

Wat merkt de inwoner ervan?

De lasten zijn maar beperkt gestegen. Het voorzieningenniveau is op peil gebleven. In 2016/2017 is/wordt via het fonds Ooststellingwerf € 1.000.000 (€ 690.000 in 2016 en € 310.000 in 2017) geïnvesteerd in tientallen maatschappelijke initiatieven met een aantoonbaar economisch en/of maatschappelijk rendement.

Toelichting belangrijkste afwijkingen

In onderstaand overzicht lichten we de afwijkingen in de ‘overige baten en lasten’ > € 25.000 toe.

bedragen x € 1.000

Belangrijkste afwijkingen programma 6

Verschil

College B&W

- 265 N

Samenwerking

103 V

Algemene reserve

- 102 N

Omgevingsvergunningen

124 V

Reserve monumenten

- 21 N

Gemeentewinkel

34 V

Huisvesting en werkplek

26 V

Bedrijfsvoering

75 V

Algemene overheadkosten

103 V

Reserve organisatie-ontwikkelingen

- 33 N

Saldo financieringsfunctie

- 68 N

Organisatorische - en OWO kostenplaatsen

808 V

Reserve Sociaal Domein

- 848 N

Algemene uitkering

92 V

Nagekomen/buitengewone posten

- 34 N

Algemene mutaties voorzieningen

- 169 N

Overige kleine afwijkingen

66 V

Totaal afwijkingen

- 109 N

College B&W, nadeel € 265.000

Hogere dotatie € 289.000* aan de voorzieningen lopende pensioenverplichtingen bestuurders en pensioenverplichting voormalige wethouders. De rekenrente is gedaald (2016 0,864%), hierdoor is een hogere dotatie noodzakelijk.

Samenwerking, voordeel € 103.000

Lagere lasten voor de samenwerking in OWO-verband € 102.000*. Omdat een aantal verplichtingen over het jaar heenlopen, stellen wij u voor dit weer beschikbaar te stellen voor 2017 via de algemene reserve.

Algemene reserve, nadeel € 102.000*

Zie hiervoor bij Samenwerking.

Omgevingsvergunningen, voordeel € 124.000

  • Lagere verleende subsidie monumenten € 20.000. Het jaarlijkse budget bedraagt € 25.000, er is voor € 4.883 aan subsidie verleend. Het restant ad € 21.117 wordt toegevoegd aan de reserve monumenten.
  • Per saldo voordeel van € 104.000 bij de omgevingsvergunningen. In 2016 is een totaalbedrag van ca € 420.000 ontvangen voor leges omgevingsvergunningen. Hierdoor is ca. € 90.000 meer ontvangen dan dat er na bijstelling van de begroting werd verwacht. In vergelijking met de begroting zijn er niet zozeer meer vergunningen verleend. De verleende vergunningen waren echter groter van aard en omvang. De bouwleges, het belangrijkste onderdeel binnen deze begrotingspost, zijn gebaseerd op de bouwkosten van een project. Opvallend is dat de bouwkosten van de projecten hoger waren in 2016 dan op voorhand werd geschat. Zo hebben de tien grootste vergunningen in 2016 ca. € 145.000 aan leges opgebracht tegenover € 93.000 voor de tien grootste vergunningen in 2015. De bouw trekt aan en steeds vaker worden de bouwprojecten ook groter dan de jaren hiervoor. Voor de rest zijn er lagere lasten voor Hûs en hiem.

Reserve monumenten, nadeel € 21.000

Het niet bestede deel wordt gereserveerd, zie hierboven bij omgevingsvergunningen.

Gemeentewinkel, voordeel € 34.000

Hogere legesontvangsten vooral door meer afgiftes van rijbewijzen, paspoorten en identiteitskaarten.

Huisvesting en werkplek, voordeel € 26.000

Lagere energielasten en telefoonkosten. De energielasten zijn lager door een hoger rendement op de zonnepanelen en de vergrote bedrijfszekerheid van de Warmte Koude Opslag-installatie. Hierdoor ontstaat er een lager gasverbruik. De telefoonkosten zijn lager vooral door de implementatie van de nieuwe telefooncentrale in OWO-verband. De structurele gevolgen worden meegenomen bij de Bestuursrapportage 2017.

Bedrijfsvoering, voordeel € 75.000

  • Op grond van de cao-afspraken is het Individueel Keuze Budget (IKB) per 1 januari 2017 voor het gemeentelijk personeel ingevoerd. Een gevolg hiervan is dat er een eenmalig nadeel ontstaat in 2016 voor het opgebouwde vakantiegeld per 31 december 2016. Dit wordt namelijk in 2017 uitbetaald. Bij de bestuursrapportage 2016 hadden wij dit nadeel ingeschat op € 400.000. Op basis van de werkelijke bezetting komen we uit op € 369.000, een voordeel dus van € 31.000*.
  • Ook bij de bestuursrapportage 2016 is € 45.000 (twee fte) structureel beschikbaar gesteld om als werkgever voor de uitvoering van de afspraken uit het Sociaal Akkoord over de Banenafspraken voor mensen met een arbeidsbeperking. Een fte is in 2016 gerealiseerd, de tweede fte verwachten we in 2017 te realiseren, voordeel € 36.000.

Algemene overheadkosten, voordeel € 103.000

  • Centrale personeelsbudgetten voor vervanging wegens zwangerschaps-, ouderschapsverlof en overige personele knelpunten staan hier geraamd. De lasten van de vervanging staan bij de organisatorische kostenplaatsen verantwoord. Voordeel € 65.000.
  • Lagere lasten inactieven, voordeel € 37.000 o.a. door ziekte van een betrokkene. Dit betekent ook een lagere onttrekking uit de reserve organisatieontwikkelingen.

Reserve organisatieontwikkelingen, nadeel € 33.000

Lagere lasten betekent ook lagere onttrekking, zie hiervoor bij algemene overheadkosten.

Saldo financieringsfunctie, nadeel € 68.000

  • Voordeel bij rente € 207.000. Bij de tweede managementrapportage 2016 is de vervroegde afschrijving (i.v.m. vernieuwing BBV) van de investeringen maatschappelijk nut verwerkt. Om de begrotingswijzing sluitend te kunnen maken wordt het deel van de rente van de totale kapitaallast bij de rente incidenteel begroot. Hier staat geen werkelijke uitgaaf tegenover. De rentepost had verder naar beneden moeten worden gewijzigd, per abuis is dit niet gebeurd.
  • Nadeel afschrijving € 1.295.000. De investeringen die in één keer worden gedekt uit een voorziening dan wel een reserve zijn in 2016 via deze post verwerkt. In voorgaande jaren werd dat rechtstreeks naar het betreffende product geboekt. Nu komt het via de doorbelasting kapitaallasten weer op de producten terecht. Daar wordt dan ook de dekking verantwoord.
  • Hogere doorbelasting kapitaallasten € 1.029.000 (nadeel). Zie hiervoor bij afschrijving.

Organisatorische kostenplaatsen en OWO kostenplaatsen, voordeel € 808.000

  • Het resultaat op de organisatorische kostenplaatsen (exclusief het Gebiedsteam) is € 75.000 nadelig. Lagere nettolasten personeel en personeelsgerelateerde kosten (abonnementen, vorming en opleiding etc.) € 166.000 en lagere doorbelaste apparaatskosten € 241.000.
  • Bij het gebiedsteam is er een voordeel van € 848.000*. U heeft bij de Bestuursrapportage 2016 ingestemd met het inzetten van extra middelen om de veranderopgaaf van het GBT te ondersteunen en het dienstverleningsniveau van eind 2015 ook in 2016/2017 voort te kunnen zetten. De middelen zijn in juni 2016 beschikbaar gekomen. De werving van nieuwe capaciteit vraagt dan tijd. Rond september was het bouwteam op sterkte om vol met de verschillende onderzoeksvragen voor de “vergaande interne verzelfstandiging” aan de slag te gaan. De extra benodigde operationele capaciteit is eveneens aangevuld, maar omdat de middelen voor 2 jaar beschikbaar zijn gesteld en de inzet dan ook doorloopt in jaarschijf 2017 en 2018 is er in 2016 een voordeel.
  • Een voordeel van € 35.000 bij de OWO-kostenplaatsen. Deze geringe afwijking is vooral het gevolg van het op een later tijdstip invullen van vacatures.

Reserve Sociaal Domein, nadeel € 848.000*

Lagere onttrekking van de reserve, zie toelichting hierboven.

Algemene uitkering, voordeel € 92.000

Hogere ontvangen algemene uitkering eerdere dienstjaren € 112.000. Het gevolg van de decembercirculaire 2016 is € 125.000 positief. Dit kon niet meer worden gewijzigd in de begroting. Een voordeel van € 70.000 als gevolg van gebruik van andere aantallen dan het ministerie voor een drietal maatstaven. Bijvoorbeeld het ministerie rekent bij de maatstaf bijstandsontvangers nog met het aantal WWB van het jaar 2015. Bij de decembercirculaire 2016 is aangekondigd dat er een onderuitputting van het accres over 2016 wordt verwacht. Een ruwe berekening levert voor Ooststellingwerf een nadeel op van € 215.000, dit is meegenomen bij deze jaarrekening.

Nagekomen/buitengewone posten, nadeel € 34.000

Correctie van een aantal facturen uit eerdere dienstjaren.

Algemene mutaties voorzieningen, nadeel € 169.000

De dotatie aan de voorziening oninbare debiteuren bedraagt € 209.000*, de berekening is conform de financiële verordening. Van de voorziening oninbare debiteuren SoZaWe is € 40.000 vrijgevallen na actualisatie van de voorziening.
* Maakt onderdeel uit van de incidentele baten en lasten opgenomen in paragraaf 5.8